Min kalender ligner en pose blandede bolsjer
Et simpelt system med farver i kalenderen har bidraget til, at Betina Thinesen oplever en mindre presset hverdag. Hun er mellemleder på Munkebo Skole i Kerteminde, og efter hun har systematiseret sine opgaver i kalenderen, åbner hun stort set aldrig computeren, efter hun er kommet hjem.
Når der er en lilla fane i Betina Thinesens kalender, betyder det, at hun er på besøg ude i klasserne eller i SFO. Er fanen blå, er hun til møde, og en gul fane fortæller, at hun laver administrativt arbejde, men at det er ok at komme forbi til en snak.
I alt bruger SFO- og afdelingslederen på Munkebo Skole i Kerteminde cirka syv forskellige farver i sin Outlook-kalender til at holde styr på sine aftaler.
- Der er nogle af mine kolleger, der siger, at min kalender ligner en pose blandede bolsjer, fordi jeg har farvekoordineret alle mine opgaver, smiler hun.
Det kunne lyde som en smart gimmick, men det er meget mere end det. Kalendersystemet har nemlig medvirket til, at Betina Thinesen har fået kortere arbejdsdage og mere glæde i opgaveløsningen. Og så åbner hun stort set aldrig computeren, efter hun er kommet hjem.
- Jeg havde ikke troet, at jeg ville nå derhen, hvor jeg kan sige, at jeg stort set ikke arbejder, efter jeg er kommet hjem. Det er altså noget nyt. Der er selvfølgelig undtagelser, hvor en forælder eller medarbejder for eksempel ringer med noget akut, men det hører til sjældenhederne, og det gør en kæmpe forskel i forhold til at få ladet op og være klar og glæde sig til næste dag og alle de opgaver, som så venter på en, siger hun.
Det gode arbejdsliv
Det er tre år siden, Betina Thinesen fra den ene dag til den anden blev konstitueret leder på den skole, hvor hun havde været lærer i rigtig mange år. Hun var samtidig i gang med en diplomuddannelse i ledelse, så der var rigtig meget tryk på, som hun siger.
- Mange af opgaverne var nye, og jeg ville rigtig gerne nå det hele og løse opgaverne på bedste vis. Så jeg havde den her oplevelse af at arbejde hver aften, og selvom jeg gik sent hjem, havde jeg altid lige en opgave mere.
Sideløbende deltog hendes lederteam i Skolelederforeningens kompetenceudviklingsforløb ”Ord til Handling”, hvor netop tiden og den pressede hverdag blev et tema, de arbejdede med. Det gav Betina Thinesen inspiration til farvesystemet – blandt andet gennem mikrohandlinger, som er bittesmå forandringer.
- Jeg havde et ønske om at skabe et mere bæredygtigt liv med mere overskud og energi til at være i opgaverne både fysisk og mentalt i stedet for at nå det hele halvt. Så mikrohandlingerne har jeg brugt hen ad vejen til at finde ud af, hvad der virker for mig. Det har handlet rigtig meget om tid og om det gode arbejdsliv. Hvad er det, der er vigtigt i en dag, for at man både kan nå det, man skal, men også oplever glæden i det? Jeg har også talt rigtig meget om det med mit lederteam og min skoleleder, som også prioriterer det her med at være obs på at passe på tiden.
- Tilsammen kommer de her små mikrohandlinger til at udgøre den måde, jeg gerne vil arbejde på, den måde, jeg gerne vil være leder på, og det gør, at det er sjovere for mig og giver mere arbejdsglæde i opgaven.
Betina Thinesen har fået indkredset, hvad der er allervigtigst for hende, for at hun føler, at hun lykkes i sit arbejde. Det kan lidt groft inddeles i fire hovedgrupper: Der skal være tid til at komme ud i klasserne og SFO’en og tale med lærere, pædagoger, elever og forældre. Tid til løbende sparring og samtaler med medarbejderne på skolen i løbet af dagen. Tid til ro og fordybelse, når opgaverne kræver det. Og ordentlig tid til forberedelse både før, under og efter et møde.
Vigtigt med luft i kalenderen
Systemet med farverne er uhyre simpelt, og enhver kan gøre det, hævder Betina Thinesen, men det er effektivt, fordi det skaber en struktur for hende, der gør, at hun nemt kan få overblik over sine opgaver og se, om hun faktisk får gjort de ting, hun har besluttet at give høj prioritet.
Hun nævner eksemplet med at have tid i kalenderen før, under og efter møder, som for hende er en helt afgørende forudsætning for at få dagen til at hænge sammen.
- Tidligere har jeg jo set mig selv lave en ugekalender, hvor der simpelthen var så mange dialogmøder, at jeg hverken kunne nå at forberede mig eller få lavet referat og få sendt det ud. Og alle de mails og alt det andet, der kommer i mellemtiden, det er man jo så nødt til at tage sig af om aftenen, for der har ikke været luft til det i løbet af dagen. Så det med at få skabt en dag, hvor der både er plads til at læse op på det sidste inden et møde og til en halv times efterbehandling bagefter, så jeg både er velforberedt og kan gå derfra og lukke mødet ordentligt, det betyder rigtig meget.
Hvis nogen i dag indkalder til et møde i direkte forlængelse af et andet møde, svarer Betina som udgangspunkt, at det kan hun desværre ikke, selvom hun ikke har andre aftaler i sin kalender på det tidspunkt. Men det er noget, hun har måttet øve sig på, fortæller hun.
- For alle møderne er jo vigtige, ellers skulle vi ikke holde dem. Og de haster, og det skal være hurtigst muligt. Og det er klart, at hvis der er mange, der skal være med, så kan det ikke altid lade sig gøre. Så må du jo nogle gange prøve at få det til at gå op på andre måder. Men i de tilfælde, hvor jeg har afvist en kalenderanmodning, der har jeg selvfølgelig forklaret hvorfor. Det tænker jeg er vigtigt, for det kan være med til at sprede budskabet om, hvor vigtigt det er at investere i den gode arbejdsdag, og signalere både til team og medarbejdere, at det er okay, siger hun og tilføjer, at det er uundgåeligt, at der opstår uforudsete ting i lederopgaven, der skal håndteres.
- Og når kalenderen er fyldt helt ud, skaber det et uhensigtsmæssigt pres. Luft i kalenderen og planlægning med plads til det uforudsete giver derfor mere overskud for mig, siger Betina Thinesen, der hver tredje uge afsætter tid i kalenderen til at ”lave kalender”, som hun kalder det, for at sikre den kommende periode.
Det handler om at prioritere
Noget af det, der har gjort en stor forskel i hverdagen for Betina Thinesen, er, at hun afsætter tid til at komme ud i klasserne og tale med lærere, forældre og elever.
- Her har de mulighed for at stille nogle af de spørgsmål, der jo kommer løbende. Det giver mig en god føling med, hvad der sker derude, og hvad der er brug for fra mig.
Men også kombinationen af, at medarbejderne kan komme forbi hendes kontor og sparre med hende i løbet af dagen, og at de mere tunge administrative opgaver, hvor hun har brug for at kunne fordybe sig, bliver klaret på hjemmekontoret, har været en god investering, fortæller hun.¬
- Det har været en proces at gå fra at afprøve nogle mikrohandlinger til at blive, at ”det er sådan, jeg gør”. Det har både medarbejdere og jeg skullet vænne os til – men jeg oplever, at det fungerer godt. Og det gør også, at når jeg er på mit kontor, så er jeg mere til stede. Så er det muligt at have åben dør, og man kan komme ind og afbryde, hvis man har brug for sparring.
Samlet set har den løbende dialog betydet, at hun har kunnet tage rigtig mange ting i opløbet, og det har frigivet tid til andre ting, fortæller hun.
- Det har også fungeret rigtig godt i forhold til min egen oplevelse af travlhed. Jeg har tidligere haft det sådan nogle gange, at jeg kunne sidde med noget, som jeg skulle nå, og så næsten tænke, at ”åh nej, nu kommer der en mere ind ad døren”. Men det skal der jo være plads til, for det er en rigtig vigtig del af lederopgaven – det der med at være tilgængelig, og at medarbejderne kan få de her små sparringer om stort og småt i en hverdag.
I bund og grund handler det hele om at prioritere, understreger Betina Thinesen. Kalenderen er bare et redskab.
- Og én ting er kalenderen og de her tiltag. Der er selvfølgelig også noget med ledererfaring, i forhold til at jeg var helt ny leder for tre år siden, men også arbejdet med mikrohandlinger og så den måde, vi har talt om tid i mit lederteam. Det hele hænger sammen.
Maja Plesner er freelancejournalist
Læs flere artikler
Se oversigt over artikler